Ați dorit vreodată să știți cum și de ce să vă digitalizați firma? Apoi probabil ați dat peste termeni precum digitalizare, digitalizare și transformare digitală. Deși par să spună același lucru, ele descriu de fapt diferite grade de implementare a instrumentelor și proceselor digitale pentru a spori competitivitatea firmei dumneavoastră.În acest articol, vom analizăm digitalizarea, conform Wikipedia: „Digitizarea este procesul de conversie a informațiilor într-un format digital (adică citibil de computer), în care informațiile sunt organizate în biți. Rezultatul este reprezentarea unui obiect, imagine, sunet, document sau semnal (de obicei un semnal analog) prin generarea unei serii de numere care descriu un set discret de puncte sau eșantioane. ”Cu cuvinte mai simple: digitalizarea înseamnă convertirea informațiilor / documentelor în format digital.Firmele au trecut prin digitalizarea documentelor în ultimii 10-15 ani, deci aceasta nu ar trebui să fie o noutate. În acest proces, toată lumea a descoperit motive importante pentru care să digitalizeze, cum ar fi:
𝟏. 𝐂𝐫𝐞𝐬̦𝐭𝐞𝐫𝐞𝐚 𝐩𝐫𝐨𝐝𝐮𝐜𝐭𝐢𝐯𝐢𝐚̆𝐭̦𝐢𝐢
Datele digitale sunt extrem de căutabile, accesibile rapid și ușor de transferat – ceea ce duce la fluxuri de lucru mai bune și mai rapide. În funcție de locul în care se concentrează firma dumneavoastră, puteți apoi să vă măriți producția cu aceleași resurse și să aveți clienți mai fericiți (de exemplu, cu livrări mai rapide) sau să aveți angajați mai fericiți. De exemplu, un document pe hârtie care poate fi găsit în medie în 12 minute poate fi acum recuperat în câteva secunde, apoi posibil prelucrat și livrat în 1/10 din timpul non-digital. Prin digitalizarea documentelor, puteți viza o creștere de 10 ori a productivității, fără reducerea pauzelor de cafea.
𝟐. 𝐒𝐢𝐦𝐩𝐥𝐢𝐟𝐢𝐜𝐚𝐭̦𝐢-𝐯𝐚̆ 𝐨𝐩𝐞𝐫𝐚𝐭̦𝐢𝐮𝐧𝐢𝐥𝐞
Digitalizând firma dumneavoastră, toți cei care trebuie să fie pe aceeași pagină, vor fi pe aceeași pagină fără bariere sau pauze. Cu tehnologiile actuale (cum ar fi cloud), toată lumea poate avea acces și poate colabora în timp real. Principalele avantaje ale operațiunilor digitalizate simplificate provin din accesul instant și practic universal la informații, analiza rapidă, gestionarea și colaborarea proiectelor, urmărirea timpului etc. – toate fără a utiliza o singură bucată de hârtie.𝟑. 𝐑𝐞𝐝𝐮𝐜𝐞𝐫𝐞𝐚 𝐜𝐨𝐬𝐭𝐮𝐫𝐢𝐥𝐨𝐫 Latura întunecată a „productivității crescute” este „reducerea costurilor”. Da, puteți face mai multe cu aceleași resurse, dar, de asemenea, poate fi necesar să obțineți aceleași rezultate cu mai puține resurse. Digitalizarea vă poate ajuta să vă îndepărtați de manipularea, procesarea, stocarea documentelor pe hârtie, cu reduceri de costuri potențial semnificative provenite de la personal, depozitare și transport.
𝟒. 𝐂𝐫𝐞𝐬̦𝐭𝐞𝐫𝐞𝐚 𝐞𝐟𝐢𝐜𝐢𝐞𝐧𝐭̦𝐞𝐢
Operațiuni simplificate, cu productivitate mai mare și costuri mai mici, vor avea ca rezultat o firmă mai liniștită și mai eficientă. În timp ce digitalizarea, de la sine, poate duce la o creștere a eficienței, puteți utiliza, de asemenea, procesul de digitalizare ca o șansă unică de a analiza și crește eficiența diferitelor funcții, cum ar fi fabricarea și logistica, solicitările și asistența clienților, vânzările și marketingul etc.
𝟓. 𝐒𝐞𝐜𝐮𝐫𝐢𝐭𝐚𝐭𝐞 𝐬𝐩𝐨𝐫𝐢𝐭𝐚
Un document digital este urmărit și puteți controla cine are acces la el. Fluxurile de lucru și permisiunile individuale pot fi instalate pentru a păstra confidențialitatea. Puteți seta mai multe copii, astfel încât să vă puteți asigura că documentele dumneavoastră nu se pierd niciodată. Dimpotrivă, informațiile stocate în formatele de hârtie sunt degradabile, fie din cauze naturale, fie din accidente nefericite.
𝐃𝐈𝐆𝐈𝐓𝐀𝐋𝐈𝐙𝐄𝐑 𝑣𝑖𝑖𝑡𝑜𝑟𝑢𝑙 𝑒 𝑜𝑛𝑙𝑖𝑛𝑒